Juridisch

Algemene voorwaarden

Quillan Visuals — Versie: augustus 2026

1Algemeen

1.1Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en werkzaamheden van Quillan Visuals.
1.2Onder opdrachtgever wordt verstaan iedere persoon of onderneming die een opdracht verstrekt aan Quillan Visuals.
1.3Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk, waaronder per e-mail of WhatsApp, zijn overeengekomen.
1.4Wanneer een bepaling uit deze algemene voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen van toepassing.

2Offertes en totstandkoming van de opdracht

2.1Een offerte of prijsopgave is vrijblijvend totdat de opdrachtgever deze heeft geaccepteerd, tenzij anders vermeld.
2.2Een opdracht komt tot stand zodra de opdrachtgever akkoord heeft gegeven op de offerte of opdrachtbevestiging en, indien van toepassing, de overeengekomen aanbetaling heeft voldaan.
2.3Afspraken die schriftelijk via e-mail of WhatsApp worden gemaakt of bevestigd, kunnen onderdeel vormen van de overeenkomst.
2.4De inhoud van de specifieke opdracht, waaronder werkzaamheden, deliverables, planning en prijs, wordt vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke communicatie.

3Boekingen en betalingen

3.1Tenzij anders overeengekomen, wordt voor een productie een aanbetaling van 50% van het overeengekomen totaalbedrag gevraagd.
3.2Een datum wordt pas definitief voor de opdrachtgever gereserveerd nadat de vereiste aanbetaling is ontvangen.
3.3De aanbetaling moet binnen de aangegeven betaaltermijn en in ieder geval vóór de uitvoering van de opdracht worden voldaan.
3.4Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, dient het resterende bedrag uiterlijk op de dag van de opnames te zijn voldaan.
3.5Wanneer een betaling niet tijdig wordt voldaan, heeft Quillan Visuals het recht de werkzaamheden op te schorten. Hieronder vallen onder andere filmen, montage, revisies en oplevering.
3.6Definitieve bestanden hoeven niet te worden geleverd zolang er nog opeisbare bedragen voor de betreffende opdracht openstaan.
3.7Eventuele bijkomende werkzaamheden of kosten die niet binnen de oorspronkelijke opdracht vallen, worden vooraf of zodra deze ontstaan met de opdrachtgever besproken en kunnen als meerwerk in rekening worden gebracht.

4Annulering door de opdrachtgever

4.1Annulering van een opdracht dient zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden doorgegeven.
4.2Een betaalde aanbetaling wordt in beginsel niet terugbetaald wanneer de opdrachtgever de opdracht annuleert, omdat de datum is gereserveerd en mogelijk al voorbereidende werkzaamheden zijn verricht, voor zover dit in de betreffende situatie wettelijk is toegestaan.
4.3Wanneer vóór de annulering al aanvullende werkzaamheden zijn uitgevoerd of aantoonbare kosten zijn gemaakt, kunnen deze eveneens in rekening worden gebracht voor zover deze niet door de aanbetaling worden gedekt.
4.4Wanneer Quillan Visuals aantoonbaar minder schade heeft geleden dan het op grond van deze bepalingen verschuldigde bedrag, kan daarmee rekening worden gehouden.

5Verplaatsen van een shoot

5.1Een opdrachtgever kan verzoeken een shoot te verplaatsen.
5.2Een nieuwe datum wordt vastgesteld op basis van de beschikbaarheid van Quillan Visuals en eventuele andere betrokken partijen.
5.3Quillan Visuals kan niet garanderen dat op korte termijn een vervangende datum beschikbaar is.
5.4Eventuele aantoonbare kosten die ontstaan door het verplaatsen van een productie, zoals opnieuw gehuurde apparatuur, locaties, personeel of vervoer, kunnen aan de opdrachtgever worden doorberekend wanneer de opdrachtgever verantwoordelijk is voor de verplaatsing.

6Weersomstandigheden

6.1Bij producties die afhankelijk zijn van weersomstandigheden houden Quillan Visuals en de opdrachtgever rekening met de weersverwachting.
6.2Wanneer weersomstandigheden naar redelijk oordeel van Quillan Visuals het gewenste resultaat onmogelijk maken, onveilige omstandigheden veroorzaken of apparatuur in gevaar brengen, kan de productie worden uitgesteld of verplaatst.
6.3Quillan Visuals is niet aansprakelijk voor omstandigheden waarop geen invloed kan worden uitgeoefend, zoals onverwachte veranderingen in het weer.

7Planning en deadlines

7.1Een verwachte opleverdatum wordt vooraf afgesproken of gecommuniceerd.
7.2Een afgesproken deadline kan niet eenzijdig door de opdrachtgever worden vervroegd.
7.3Wanneer de opdrachtgever een eerdere oplevering wenst, beoordeelt Quillan Visuals of dit binnen de planning mogelijk is. Voor een spoedlevering kunnen aanvullende kosten gelden.
7.4Een oplevertermijn kan worden verlengd wanneer de opdrachtgever benodigde informatie, feedback, bestanden, toestemming of betaling niet tijdig verstrekt.
7.5Tenzij uitdrukkelijk als harde deadline overeengekomen, geldt een opgegeven opleverdatum als een streefdatum.

8Uitvoering van de productie

8.1Quillan Visuals voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit overeenkomstig de gemaakte afspraken.
8.2Quillan Visuals behoudt binnen de overeengekomen creatieve richting professionele en creatieve vrijheid bij onder andere cameravoering, selectie van beelden, montage, color grading, muziek, effecten en andere creatieve keuzes, tenzij hierover vooraf specifieke afspraken zijn gemaakt.
8.3De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig beschikbaar stellen van locaties, personen, producten, kleding, props, informatie en andere zaken die volgens de gemaakte afspraken door de opdrachtgever geregeld moeten worden.
8.4Vertraging die ontstaat doordat de opdrachtgever of door hem ingeschakelde personen niet op tijd aanwezig of voorbereid zijn, kan gevolgen hebben voor wat binnen de gereserveerde productietijd kan worden opgenomen.

9Locaties, toestemming en vergunningen

9.1Tenzij anders overeengekomen, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het verkrijgen van benodigde toestemming voor het gebruik van door hem gekozen locaties.
9.2Eventuele kosten voor locaties en vergunningen zijn voor rekening van de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen.
9.3Wanneer een productie niet of slechts gedeeltelijk kan plaatsvinden doordat noodzakelijke toestemming of toegang ontbreekt terwijl de opdrachtgever hiervoor verantwoordelijk was, is Quillan Visuals niet verantwoordelijk voor de daardoor ontstane beperkingen.

10Modellen, artiesten en andere personen

10.1Wanneer de opdrachtgever modellen, artiesten, acteurs, medewerkers of andere personen voor de productie aanlevert, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het regelen van de benodigde afspraken en toestemmingen voor het beoogde gebruik van hun beeld en/of optreden, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
10.2Wanneer Quillan Visuals verantwoordelijk is voor het regelen van modellen of andere personen, worden hierover afzonderlijke afspraken gemaakt.

Bij herkenbare personen kan het portretrecht een rol spelen en bij in opdracht gemaakte portretten gelden specifieke toestemmingsregels voor publicatie.

11Montage en revisies

11.1Het aantal inbegrepen revisierondes wordt per opdracht afgesproken.
11.2Een revisieronde bestaat uit een verzameling redelijke wijzigingen aan een opgeleverde versie binnen de oorspronkelijk afgesproken creatieve richting.
11.3Aanvullende revisierondes kunnen als meerwerk in rekening worden gebracht.
11.4Grote wijzigingen nadat de montage al geheel of grotendeels is uitgevoerd, waaronder een andere creatieve richting, andere muziek, een nieuwe verhaalstructuur of het opnieuw opbouwen van de montage, kunnen als aanvullende werkzaamheden worden beschouwd.
11.5Een verzoek om werkzaamheden uit te voeren die niet binnen de oorspronkelijke opdracht vallen, wordt beschouwd als meerwerk.

12Oplevering

12.1De video wordt geleverd in het vooraf afgesproken formaat of een gangbaar digitaal formaat.
12.2Tenzij anders overeengekomen, bestaat de oplevering uitsluitend uit de definitieve geëxporteerde bestanden.
12.3Quillan Visuals is niet verantwoordelijk voor kwaliteitsverlies dat ontstaat nadat bestanden door derden, waaronder sociale-mediaplatforms, opnieuw worden gecomprimeerd, aangepast of geëxporteerd.

13RAW-footage en projectbestanden

13.1RAW-footage, ongebruikte beelden, projectbestanden, timelines, presets, LUTs, templates en overige bron- en werkbestanden maken niet standaard deel uit van de oplevering.
13.2Levering hiervan is alleen verplicht wanneer dit vooraf schriftelijk is overeengekomen.
13.3Wanneer bron- of projectbestanden worden geleverd, kunnen hiervoor aanvullende voorwaarden en kosten gelden.

14Bewaren van bestanden

14.1Quillan Visuals is niet verplicht om projectbestanden, RAW-footage of definitieve bestanden onbeperkt te bewaren.
14.2De opdrachtgever is na oplevering zelf verantwoordelijk voor het veilig opslaan en maken van back-ups van de ontvangen bestanden.
14.3Quillan Visuals kan bestanden na een redelijke bewaartermijn verwijderen. Wanneer voor een specifieke opdracht een gegarandeerde bewaartermijn geldt, wordt deze afzonderlijk overeengekomen.

15Auteursrecht en gebruiksrecht

15.1Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, blijven auteursrechten en overige intellectuele-eigendomsrechten die op het door Quillan Visuals gemaakte werk rusten bij de betreffende rechthebbende.
15.2Na volledige betaling verkrijgt de opdrachtgever het gebruiksrecht dat nodig is voor de vooraf overeengekomen doeleinden.
15.3Overdracht van auteursrechten vindt uitsluitend plaats wanneer dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
15.4De opdrachtgever mag het geleverde werk gebruiken binnen de doeleinden en kanalen die bij de opdracht zijn overeengekomen.
15.5Gebruik voor wezenlijk andere doeleinden kan aanvullende toestemming vereisen.

Voor beeldmateriaal wordt in de praktijk inderdaad vaak gewerkt met een gebruiksrecht/licentie voor afgesproken gebruiksdoeleinden in plaats van automatische overdracht van alle rechten.

16Aanpassen van het werk

16.1De opdrachtgever mag de opgeleverde content niet op een manier aanpassen waardoor de creatieve integriteit of reputatie van Quillan Visuals redelijkerwijs wordt geschaad.
16.2Ingrijpende wijzigingen aan montage, color grading of andere kenmerkende creatieve onderdelen mogen niet als werk van Quillan Visuals worden gepresenteerd zonder voorafgaand overleg.
16.3Eenvoudige aanpassingen die noodzakelijk zijn voor publicatie op verschillende platformen, zoals uitsnedes, ondertiteling of formaatwijzigingen, vallen hier in beginsel niet onder.

17Muziek en materiaal van derden

17.1Wanneer Quillan Visuals muziek, stockbeelden, fonts, templates of ander materiaal van derden gebruikt, blijft het gebruik daarvan onderworpen aan de betreffende licentievoorwaarden.
17.2Wanneer de opdrachtgever zelf muziek, beelden, logo's of ander materiaal aanlevert, verklaart de opdrachtgever dat hij over de benodigde rechten en toestemmingen beschikt voor het afgesproken gebruik.
17.3Quillan Visuals is niet aansprakelijk voor aanspraken van derden die voortkomen uit materiaal dat door de opdrachtgever is aangeleverd, voor zover het probleem aan dat materiaal of de daarvoor ontbrekende toestemming is toe te rekenen.

18Portfolio en promotioneel gebruik

18.1Quillan Visuals kan geproduceerd werk gebruiken voor het eigen portfolio, de website, showreels en socialmediakanalen, voor zover Quillan Visuals daarvoor over de benodigde rechten en toestemmingen beschikt.
18.2Wanneer vooraf vertrouwelijkheid of een publicatie-embargo is afgesproken, houdt Quillan Visuals zich daaraan.
18.3Wanneer voor publicatie toestemming van herkenbaar afgebeelde personen vereist is, blijft die toestemming noodzakelijk. Het enkele feit dat de opdrachtgever toestemming geeft, betekent niet automatisch dat daarmee alle rechten van afgebeelde personen zijn geregeld.

19Schade aan apparatuur

19.1De opdrachtgever dient zorgvuldig om te gaan met apparatuur en eigendommen van Quillan Visuals.
19.2Schade die aantoonbaar rechtstreeks wordt veroorzaakt door handelen of nalaten van de opdrachtgever of personen waarvoor de opdrachtgever verantwoordelijk is, kan op de opdrachtgever worden verhaald voor zover de opdrachtgever daarvoor wettelijk aansprakelijk is.
19.3Normale slijtage, technische defecten of schade die niet aan de opdrachtgever kan worden toegerekend vallen hier niet onder.

20Technische problemen en verlies van materiaal

20.1Quillan Visuals neemt redelijke voorzorgsmaatregelen om verlies of beschadiging van opgenomen materiaal te voorkomen.
20.2Quillan Visuals kan echter niet garanderen dat technische storingen, defecte opslagmedia, corruptie van bestanden of andere onverwachte technische problemen nooit optreden.
20.3Indien materiaal door een niet-toerekenbare technische oorzaak verloren gaat, zullen partijen in overleg zoeken naar een redelijke oplossing, zoals het opnieuw uitvoeren van (een deel van) de productie wanneer dat praktisch mogelijk is.

21Overmacht

21.1Quillan Visuals is niet gehouden tot nakoming voor zover dit tijdelijk of blijvend onmogelijk wordt door omstandigheden die redelijkerwijs buiten zijn invloed liggen.
21.2Hieronder kunnen onder andere vallen: ernstige ziekte of ongeval, extreme weersomstandigheden, stroom- of netwerkstoringen, overheidsmaatregelen, onbereikbaarheid van locaties en ernstige technische problemen die ondanks redelijke voorzorgsmaatregelen ontstaan.
21.3In geval van overmacht wordt eerst geprobeerd de opdracht op een ander moment of op een andere redelijke wijze uit te voeren.
21.4Eventuele financiële afwikkeling vindt plaats met inachtneming van reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en toepasselijk recht.

22Aansprakelijkheid

22.1Quillan Visuals is alleen aansprakelijk voor schade voor zover die schade volgens de wet aan Quillan Visuals kan worden toegerekend.
22.2Quillan Visuals is niet verantwoordelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, gemiste publicatiemogelijkheden of gevolgschade, voor zover uitsluiting daarvan wettelijk is toegestaan.
22.3Een eventuele beperking of uitsluiting van aansprakelijkheid geldt niet wanneer de wet dit niet toestaat, waaronder in relevante gevallen bij opzet of bewuste roekeloosheid.

Een specifieke beperking tot het factuurbedrag is bewust niet opgenomen. Hoe ver zo'n beperking juridisch houdbaar is hangt mede af van B2B/B2C-context en verzekeringsposities. KVK wijst erop dat algemene voorwaarden redelijk moeten zijn en dat consumenten extra wettelijke bescherming genieten.

23Resultaten en prestaties

23.1Quillan Visuals garandeert de kwaliteit van de overeengekomen creatieve werkzaamheden, maar garandeert geen specifiek commercieel resultaat.
23.2Er wordt bijvoorbeeld geen garantie gegeven op een bepaald aantal views, likes, streams, verkopen, leads of andere resultaten na publicatie van content.

24Klachten

24.1Eventuele klachten over het geleverde werk dienen zo snel mogelijk na ontdekking duidelijk aan Quillan Visuals te worden gemeld.
24.2Een klacht ontslaat de opdrachtgever niet automatisch van betalingsverplichtingen, tenzij opschorting volgens de wet gerechtvaardigd is.
24.3Quillan Visuals krijgt waar redelijk mogelijk eerst de gelegenheid om een gebrek dat aan Quillan Visuals kan worden toegerekend te herstellen.

25Toepasselijk recht en geschillen

25.1Op overeenkomsten met Quillan Visuals is Nederlands recht van toepassing, voor zover rechtskeuze wettelijk is toegestaan.
25.2Bij een geschil proberen Quillan Visuals en de opdrachtgever eerst gezamenlijk tot een redelijke oplossing te komen voordat verdere juridische stappen worden genomen.
25.3Indien een geschil niet onderling kan worden opgelost, wordt het voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.

26Wijzigingen van de algemene voorwaarden

26.1Quillan Visuals kan deze algemene voorwaarden voor toekomstige opdrachten wijzigen.
26.2Op een bestaande opdracht is in beginsel de versie van toepassing die bij het aangaan van die overeenkomst aan de opdrachtgever beschikbaar is gesteld, tenzij partijen rechtsgeldig anders overeenkomen.

27Akkoord en beschikbaarstelling

27.1Deze algemene voorwaarden worden vóór het aangaan van de overeenkomst aan de opdrachtgever beschikbaar gesteld.
27.2Door een offerte of opdracht te accepteren waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard, gaat de opdrachtgever akkoord met de toepasselijkheid daarvan.

Versie: augustus 2026

KVK: 42030263 · BTW-ID: NL005443012B02